管理虚拟工作环境需要各种真实世界的技能和工具。以下是激发创造力和生产力的策略。
为了在日益缺乏人才和竞争激烈的IT世界中取得成功，越来越多的企业开始依赖于地理上分散的劳动力。这些组织建立了能够提供最佳功能性专业知识的IT团队，而不管每个人的物理位置如何。虽然并置的团队(每个成员在同一物理站点工作)在某些方面可能比分散的团队更有优势，但人们越来越一致地认为，一个计划周密、组织有序的分散/远程团队实际上可能会让采用者占得上风。
分散在多个地点的任何团队面临的最大挑战是如何让孤立的个体作为一个团结的单位一起工作。“远程团队不能完全像并置的团队那样自由地在团队会议、午餐和饮水机上讨论状态、目标、风险和问题，”Joe Wilson解释道，他是位于丹佛的定制软件开发公司volare systems的老板。“当你管理100%的远程团队时，你必须遵守沟通的纪律，因为不会有像你在办公室走廊里那样的偶遇，”Wilson说，他在过去十年里一直都在建立和管理远程团队。
领导一个分散的IT团队并获得长期成功需要奉献精神和特殊的领导技能，包括组织、激励成员的能力，使他们能够像在现场一样创造性地、熟练地工作。以下是IT领导者们用来让他们的远程员工脱颖而出并取得成功的七个秘密。
1.发挥强有力的、明确的领导作用
无论团队成员是在大厅里还是在几个时区之外，坚定的领导力都是至关重要的。
卡内基梅隆大学泰珀商学院组织行为和理论副教授Anita Williams Woolley表示:“聪明的领导者会主动识别潜在的目标冲突，并确保团队整体目标的清晰，并与团队成员可能承担的其他职责保持一致。”
领导者的首要任务是建立清晰一致的项目目标。“远程IT团队之所以会失败，是因为领导层没有明确的方向，或者即使有明确的方向，也没有充分考虑到员工所在的偏远的环境，”Helen Dayen说，她是一家教练和职业发展公司Dayen集团的执行教练兼首席执行官。
缺乏强有力的领导和明确的目标，远程工作者可能会开始感到孤立。“于是他们减少了沟通，减少了协作，”Dayen解释道。随着时间的推移，团队将变得越来越没有效率和生产力。“距离并不会让心灵变得更加温暖，”她指出。“它为假设提供了成长的空间，通常，人性和人类思维会自然而然地对人或环境做出负面假设。”
2.鼓励反馈
合作是双向的。虽然团队成员需要项目负责人明确、直接的指示，但领导者也需要知道每个团队成员在做什么，以及是否取得了有意义的进展。为了实现这一能力，应该建立一个反馈的过程。“监督反馈，确保它是建设性的，并确保能够让产品变得更好，而不是炫耀或赢得争论，”Wilson建议。
许多领导人犯的一个很大的错误是认为没有消息就是好消息。如果让一些远程团队成员独处，他们最终会走向沉默。Wilson观察到:“他们不会总是告诉你他们在纠结什么。”他建议每天安排一到两次签到，打开网络摄像头，向安静的团队成员提出开放式的问题。“比如，‘最近怎么样?’‘我能帮忙吗?’以及‘你需要我做些什么来让你的工作变得更容易?’”他说。
3.找到合适的人
要明白，有些人，无论天赋和经验如何，都不适合做远程工作者。这并不是一个让他们感到舒服的角色，相反，他们更喜欢一个并置的员工通常会经历的一个拥有个人互动、事件和繁忙的环境。“我们知道有些人比其他人拥有更高水平的协作技能，”Woolley说。“在我们的研究中，我们反复发现，在面对面的团队和分散的团队中，社会感知能力--意识到他人的反应并理解他们为什么会做出这样的反应--是集体智慧的有力预测因素。”
有些人也很难适应不熟悉的日程安排。这些人习惯了传统的朝九晚五的工作程序，通常很难处理时区差异。Woolley指出，这是一个影响许多分散团队的问题，尤其是那些成员分散在世界各地的团队。她建议制定一个分担痛苦的计划，比如让团队成员轮流设定会议时间。“大多数类型的IT工作都可以进行规划，因此大部分工作可以异步完成，所以如何明智地使用实时会议并有针对性地讨论关键问题非常重要。”
4.预订一些面对面的时间
虽然协作技术允许分散/远程团队进行高效率的工作，但他们在参与者之间建立密切关系和友谊的能力仍然有限。
Christopher McFarlane是一家加拿大大型零售连锁店的Scrum大师和敏捷教练，他认为定期亲自拜访对于建立社会关系是非常必要的。“面对面的互动可以让队友们互相了解更多，比如文化、背景、兴趣和动机，”他解释道。“这是一项短期投资，通过培养团队成员之间的信任，可以实现长期成本的节约。”
惠普企业负责企业分析和数据管理的IT副总裁Adam Vazquez对此表示同意。“你需要建立一个强有力的面对面的节奏--每季度、每月或每两年--无论对你的文化和项目目标有什么意义，”他说。积极主动。不要等到问题浮出水面才安排聚会。Vazquez建议，确保你的团队能够一起庆祝有意义的时刻。打开视频会议，这样每个人都可以实时庆祝。“简单的事情，比如聚在一起庆祝生日，能让每个人都有归属感，”他指出。
5.限制团队规模
一个团队的规模对其运作的好坏起着重要的作用。“规模较小的团队，最多10人左右，可能比规模两倍大的团队要灵活得多，”为劳动力流动专业人士服务的贸易组织Worldwide ERC的首席执行官Peggy Smith评论道。“对于大型分散团队来说，在实时会议中做出有效贡献将更具挑战性，同时也使得异步对话更加复杂。”将团队分成小组，每个小组都将专注于特定的项目领域，这通常会提高生产力。
6.平等对待所有团队成员
为了确保团队的长期成功，每个成员都需要受到赞赏。例如，一些领导者经常会犯一个错误，即让团队所在地的大多数成员制定工作日规则和程序。
“这有可能会向其他地方的团队成员传达这样一个信息，即他们的贡献没有被重视，”McFarlane说。为了确保和谐和团结，整个团队应该共同制定互惠互利的规则。“让每个人都能够分担负担会让其他团队成员产生同理心，”他指出。
另一个潜在的士气杀手是当一些团队成员和组长在同一个位置的时候。“那些接近领导人的人自然有更多的机会接触他/她，”Smith说。“即使领导者很好地处理了这种邻近差异，其他地方的人也可能会觉得他们没有得到同样的关注或反馈，”她解释道。在同一个团队中同时拥有远程和并置的人可能会导致功能障碍。
7.利用多种通信平台
沟通是团队合作成功的关键，其重要性不可低估。“在分散和偏远的团队中，不存在过度沟通的情况，”Vazquez说。“我发现，在团队会议中使用具有视频和白板功能的技术，对于在虚拟环境中营造这种亲切感大有帮助。”
允许分散/远程团队能够拥有匹配的甚至是超过其并置对手的级别上运行的魔力需要丰富的通信技术，例如Zoom(视频会议)、Slack(协作/消息传递)、Trello(项目组织)和WebEx(视频会议/白板)。同时，基本的沟通模式，如短信和电子邮件，也可以有效地让团队成员了解最新情况，解决简单的问题。
但Dayen警告说，不要过于依赖这些简单的工具。“领导者们可能犯的最大错误就是认为使用电子邮件/文本聊天进行交流就已经足够了，事实上，要想拥有一个成功的环境，还需要更多。”
